Czy należysz do tych, którzy nadal wolą klasyczną pocztę e-mail firmy Microsoft od Google? Lub taki, który musi używać Outlooka (starego Hotmaila) zamiast Gmaila do pracy? Cóż, nie przegap tej serii trików, dzięki którym zarządzanie pocztą e-mail będzie wygodniejsze, spersonalizowane i łatwiejsze. Istnieje wiele narzędzi, które powinieneś wiedzieć o Hotmail / Outlook, które mogą Ci pomóc w codziennym życiu.
1. Jak korzystać z trybu ciemnego
To ogólny trend, który pochodzi bezpośrednio z telefonów komórkowych. Niektórzy używają go, aby uniknąć zmęczenia oczu, gdy spędzają godziny przed telefonem. Inni korzystają z tego, próbując przedłużyć baterię swojego telefonu komórkowego. W takim przypadku możesz również zastosować tryb ciemny programu Outlook na komputerze, który pomaga zapobiegać uszkodzeniom wzroku przez jego jasność.
Wystarczy podejść do zębatki w prawym górnym rogu. Po wyświetleniu zobaczysz funkcję Dark Mode . Włącz ją, aby zmienić wygląd wszystkich wiadomości e-mail, zamieniając kolory i biel na czerń i szarość. Oczywiście niektóre motywy nie są dostępne w swojej ciemnej wersji, więc będziesz musiał zmienić projekt na najprostszy, a następnie aktywować tryb ciemny, aby móc go wykorzystać na swoją korzyść.
I uważaj, ponieważ ciemny motyw jest również dostępny w aplikacji mobilnej. Możesz go aktywować, wyświetlając menu boczne za pomocą przycisku z trzema paskami, tutaj masz dostęp do konfiguracji. Następnie przewiń w dół do sekcji Preferencje, gdzie znajdziesz podmenu Motyw . Klikając na niego, możesz wybrać zwykły jasny motyw, ciemny lub ustalony przez oszczędzanie baterii. W ten sposób możesz cieszyć się dowolnym motywem lub nawet jednym i drugim, w zależności od poziomu naładowania telefonu komórkowego.
2. Zorganizuj swój kalendarz
Istnieje zaawansowana funkcja, która jest najbardziej interesująca, jeśli używasz podstawowej poczty e-mail do pracy i na co dzień. Oznacza to, że jeśli chcesz przypisać wiadomość e-mail ze wskazaniami do daty, możesz to zrobić, aby utworzyć narzędzie organizacji i produktywności na podstawie tego e-maila. Bezpośrednio na pulpicie i bez konieczności wykonywania jakichkolwiek czynności. Tylko następujące.
Kliknij ikonę kalendarza na górnym pasku, po lewej stronie okna. Tutaj masz możliwość zorganizowania kalendarza lub zadań, które musisz wykonać na ten dzień. Wystarczy przeciągnąć wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej na prawą stronę, czyli na stronę kalendarza. Otworzy się nowe okno, w którym możesz zorganizować te informacje jako zadanie lub spotkanie. Wszystko to dzięki informacjom e-mail bezpośrednio w zadaniu. Dzięki temu będziesz miał wszystko pod ręką i przez cały czas będziesz wiedział, co musisz zrobić.
3. Listy zadań
Jeśli jednak zamiast spotkań w służbowym e-mailu musisz organizować zadania, możesz to również zrobić w programie Outlook bez korzystania z innych narzędzi lub planu dnia. Oznacza to, że możesz generować swoje codzienne zadania i gromadzić w nich wszystkie informacje zebrane w wiadomości e-mail, aby nic Ci się nie stało.
Kliknij ikonę kalendarza w prawym górnym rogu ekranu, aby wyświetlić tę opcję. Zamiast pozostać w kalendarzu, kliknij opcję Do zrobienia . Tutaj możesz tworzyć zadania, takie jak organizacja imprezy, zakupy lub inne bardziej wyszukane działania. Ciekawe jest to, że możesz przeciągać wiadomości e-mail do różnych utworzonych zadań, aby uporządkować te informacje zgodnie z zadaniami.
4. Narzędzie Notatki
Outlook to znacznie więcej niż narzędzie do obsługi poczty e-mail. Widziałeś to z powyższymi funkcjami, ale możesz to również sprawdzić, gdy używasz go jako narzędzia do notatek. Coś, co oznacza, że nie potrzebujesz nawet agendy, aby nosić ze sobą wszystkie informacje.
Po lewej stronie ekranu, obok różnych skrzynek pocztowych, znajduje się sekcja o nazwie Notatki . Tutaj możesz dodać różne notatki, aby nie zapomnieć żadnych informacji. Możesz także utworzyć kod koloru dla różnych notatek, korzystać z zasobów, takich jak listy i formaty tekstowe itp.
5. Wróć do klasycznego formatu
Format konwersacji w e-mailu może być bardzo praktyczny, gdy krzyżujesz wiele wiadomości z innym użytkownikiem. Sposób na uporządkowanie według tematów i uniknięcie całkowitego zagracenia skrzynki odbiorczej. Ale jeśli jesteś jednym z klasycznych użytkowników, którzy wolą, aby każda nowa wiadomość znajdowała się u góry zasobnika, oto co powinieneś zrobić.
Wystarczy kliknąć koło zębate, aby wyświetlić podstawowe ustawienia Outlooka. Tutaj zobaczysz specjalną sekcję dotyczącą widoku konwersacji . Masz trzy opcje: pokaż najnowsze wiadomości na górze, pokaż najnowsze wiadomości na końcu rozmowy lub, co może Cię w tym przypadku zainteresować: wyłączone. Dzięki tej ostatniej opcji Twoja skrzynka pocztowa przestanie grupować odpowiedzi i wyświetli każdą wiadomość indywidualnie.
6. Automatyczne czyszczenie poczty
Istnieje formuła automatyzacji czyszczenia poczty w Outlooku. To jest sposób na zaplanowanie zniknięcia niektórych wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej, aby zapobiec ich przepełnieniu. Wszystko, co musisz zrobić, to utworzyć regułę lub harmonogram, a następnie zastosować go do czyszczenia.
Wyświetl ustawienia programu Outlook na kole zębatym. Następnie spójrz na koniec tej karty, aby uzyskać dostęp do pozostałych ustawień, co spowoduje wyświetlenie nowego wyskakującego okna.
Na tym ekranie ustawień zaawansowanych kliknij Reguły, aby utworzyć wyżej wymieniony harmonogram. Tutaj możesz nazwać regułę, ale ważne jest, aby utworzyć kryterium. Wyświetl pasek opcji Wybierz warunek i poszukaj tutaj kryteriów rozmiaru wiadomości. Możesz wybrać minimum lub maksimum, aby wyeliminować wiadomości e-mail spełniające te kryteria. Oczywiście musisz wybrać liczbę kb, aby to się stało. I oczywiście musisz wybrać opcję usuwania. Będzie to odpowiednia formuła, aby te wiadomości były często usuwane.
7. Utwórz podpis dla swoich e-maili
Wygląda profesjonalnie, warto nie tracić czasu na przekazywanie informacji kontaktowych, a wszystko można zautomatyzować. Podpisy w mailach nigdy nie zaszkodziły . Program Outlook umożliwia łatwe tworzenie własnych.
Wszystko, co musisz zrobić, to wyświetlić ustawienia na kole zębatym, a następnie uzyskać dostęp do opcji zaawansowanych na końcu wyświetlanego menu. Dzięki temu pojawi się nowe okno, w którym należy kliknąć Poczta , a następnie Napisz i odpowiedz .
Dzięki temu otrzymasz menu, w którym możesz napisać odpowiedni podpis. Dobrą rzeczą jest to, że w polu tekstowym masz również opcje formatowania i kolorów, dzięki czemu wszystko zależy od twoich upodobań. Możesz także dodawać obrazy i linki . Ale przede wszystkim pamiętaj, aby zaznaczyć opcję dołączania podpisu do każdego nowego e-maila, który piszesz, a także w przekazach i odpowiedziach, jeśli tego chcesz.
8. Twórz automatyczne odpowiedzi
Kiedy wyjeżdżasz na wakacje lub decydujesz się na wstrzymanie sprawy z pracą, komunikujesz się o tym wszystkim lub tworzysz automatyczne odpowiedzi, dzięki czemu nie musisz pracować niezliczoną ilość razy z tym samym. Outlook na to pozwala.
Wystarczy wyświetlić ustawienia i uzyskać dostęp do sekcji ustawień zaawansowanych na końcu tej listy. W nowym oknie, które się pojawi, kliknij Poczta, a następnie podmenu odpowiedzi automatycznych.
Tutaj będziesz musiał aktywować funkcję i napisać wiadomość, którą chcesz automatycznie wysłać do wszystkich przychodzących wiadomości e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej. Oczywiście możesz również określić, że te odpowiedzi są wysyłane tylko do wiadomości, które dotarły między określonymi datami, lub tylko do określonych kontaktów.
9. Pobierz wszystkie swoje wiadomości
Czy musisz wyczyścić swoją wiadomość e-mail bez utraty ani jednego szczegółu? Jest do tego interesująca opcja: pobierz wszystkie swoje wiadomości e-mail. Coś, co Outlook umożliwia wykonanie w następujący sposób.
Wyświetl ustawienia i uzyskaj dostęp do menu zaawansowanego z ostatnią opcją w tym menu. W wyskakującym okienku musisz przejść do sekcji Ogólne, a następnie kliknąć podmenu Prywatność i dane. Tutaj znajdziesz funkcję Eksportuj skrzynkę pocztową . Oczywiście proces ten może potrwać do 4 dni . Gdy kopia zapasowa będzie gotowa, otrzymasz nową wiadomość e-mail z łączem umożliwiającym pobranie całej zawartości na komputer.
10. Unikaj rozpraszania
Jeśli jesteś użytkownikiem mobilnym, możesz uniknąć rozpraszania się otrzymywaniem e-maili co dwa na trzy na smartfonie. Ponieważ zawsze warto mieć pocztę pod ręką, ale ostrzeżenie na każdym kroku może być frustrujące. Dlatego istnieje formuła pozwalająca uniknąć rozpraszania się i nie otrzymywać powiadomień o każdej przychodzącej wiadomości w aplikacji mobilnej.
Wszystko, co musisz zrobić, to otworzyć aplikację i wyświetlić boczne menu po lewej stronie. W tym celu kliknij trzy paski w lewym górnym rogu. Następnie obok adresu e-mail u góry kliknij ikonę dzwonka. Tutaj możesz ustawić godziny, w których chcesz pozostać bez alertów. Może być wykonywana ręcznie, dopóki jej nie wyłączysz, na jedną godzinę lub nawet do następnego dnia. Masz również kilka opcji planowania wyłączenia powiadomień podczas podróży, spotkań i innych wydarzeń w kalendarzu.
11. Szybkie akcje w aplikacji
Kolejną zaletą korzystania z Outlooka na telefonie komórkowym jest szybkość zarządzania skrzynką odbiorczą. Dzięki jego konstrukcji możemy wykonywać akcje bezpośrednio bez wpisywania wiadomości, co pozwala nam to wszystko bezpośrednio usunąć lub zarchiwizować. Możemy również dostosować te szybkie akcje.
Wejdź w Ustawienia za pomocą koła zębatego w rozwijanym menu po lewej stronie ekranu. Tutaj znajdziesz menu Opcje do przesuwania. Dzięki temu przejdziesz do nowego ekranu, na którym możesz wybrać akcję, przesuwając w prawo i przesuwając wiadomość w lewo. Kliknij opcję Zmień , aby wybrać akcję każdego gestu: usuń, zarchiwizuj, oznacz jako przeczytany, przenieś do folderu, zaznacz, odłóż, przeczytaj i zarchiwizuj lub brak akcji.