Czy chciałbyś, aby Twój komputer pracował dla Ciebie na wakacjach? Możesz nie być w stanie zmusić go do wykonania wszystkich zadań, ale może pomóc ci spokojniej odpocząć. Jeśli wybierasz się na wycieczkę (co jest dość powszechne o tej porze roku), możesz chcieć automatycznie powiadomić tych, którzy wysyłają Ci e-maile. W ten sposób, gdy wyślesz Ci wiadomość, otrzymają odpowiedź z wybranym przez Ciebie tekstem. Ale może to być coś w stylu „ Będę na wakacjach do dnia” ¦ W międzyczasie możesz skontaktować się z „¦ ”
Cóż, zajmie to kilka minut. Ale w ten sposób możesz cieszyć się odpoczynkiem w spokoju pozostawiając wszystko związane i dobrze związane. Po prostu wykonaj kolejne kroki ”¦
Jeśli pracujesz w firmie, która ma zaawansowaną usługę pocztową, być może masz już utworzoną w tym celu opcję. W najpopularniejszym programie pocztowym Microsoft Outlook opcja ta znajduje się w menu Narzędzia i nosi nazwę „Asystent podczas nieobecności”. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, proces jest znacznie prostszy i automatyczny.
Jeśli ta opcja nie pojawia się w menu Narzędzia, również możesz się nią cieszyć. Chociaż w tym przypadku należy wyjaśnić, że wiadomość zostanie wysłana automatycznie dopiero po pobraniu wiadomości e-mail z Outlooka i na tym samym komputerze, na którym ją zaprogramowałeś.
Przed wyjściem, aby wygenerować tę automatyczną odpowiedź, musisz wykonać następujące czynności:
1) Napisz wiadomość automatycznej odpowiedzi . Tworzysz nową wiadomość (wybierz Nowa na pasku narzędzi lub naciśnij Ctrl + U) i napisz zarówno temat, jak i treść wiadomości, która zostanie wysłana do wszystkich osób, które piszą do Ciebie podczas Twojej nieobecności. Na przykład możemy wpisać coś w rodzaju „ Od 1 do 15 sierpnia będę poza biurem na wakacje. Z tego powodu będę miał ograniczony dostęp do mojej poczty. Jeśli jest to pilna sprawa, skontaktuj się z Panem Pérezem telefonicznie XXX lub przez e-mail „ ”
Po napisaniu wiadomości (nie zapomnij podać tematu, na przykład „automatyczna odpowiedź” „nieobecny na urlopie”) zapisz zmiany. Ta wiadomość trafi do folderu Wersje robocze. Otwórz ten folder, zaznacz wiadomość (nie otwieraj jej, po prostu zaznacz lewym przyciskiem myszy) i przejdź do menu Plik i wybierz „Zapisz jako” ¦ ”
Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać nazwę pliku i rozszerzenie. Wybierz imię, które później zapamiętasz. Ważne jest, aby w opcji „Zapisz jako typ” wybrać „Szablon programu Outlook”. Dajesz to, aby zapisać i przejść do następnej sekcji.
2) Utwórz regułę w swoim programie pocztowym . Reguła to automatyczne zachowanie, które program wykonuje, gdy odbiera lub wysyła określoną wiadomość. Działa to w przypadku tej sztuczki, ale także wielu innych możliwości. Na przykład automatycznie usuwaj lub zapisuj wiadomości od osoby lub z określonym tekstem w temacie w folderze.
W menu Narzędzia wybierz „Reguły i alerty”. Kliknij przycisk „Nowa reguła” i wybierz następujące opcje „Rozpocznij od pustej reguły” i „Sprawdź wiadomości, gdy nadejdą”. Kliknij Następny.
W kroku 1 musimy wybrać warunki. Wyjaśnimy warunki, które należy wybrać, aby wiadomość dotarła do całego świata, ale jeśli chcesz wysłać to powiadomienie o święcie tylko do określonych osób, po prostu wybierz inne opcje, aby dostosować proces. Wybierz „gdzie moje imię jest w polu Do lub DW” i kliknij Dalej. W drugim oknie wybierz „odpowiedz przy użyciu określonego szablonu”. Kliknij frazę „określony szablon”, aby wybrać szablon, który właśnie utworzyłeś. Jeśli nie pojawi się w oknie, w rozwijanym menu „Szukaj w” wybieramy „Szablony użytkownika w systemie plików”.
Kliknij Otwórz, a następnie Dalej, aby przejść do okna wyjątków. Tutaj możesz dostosować wyjątek na podstawie wielu zmiennych. Kiedy skończysz, kliknij Dalej. Na koniec przypisz nazwę do reguły i wybierz, czy chcesz ją teraz aktywować, czy nie. Jeśli nadal nie chcesz go aktywować, możesz to zrobić później. Na koniec kliknij Zakończ.
3) Jedziemy na wakacje . Nadszedł czas, aby aktywować właśnie utworzoną regułę. Wróć do menu Narzędzia i wybierz „Reguły i alerty”. Utworzona reguła powinna pojawić się tutaj. Aby go aktywować, po prostu zaznacz go w polu po lewej stronie linijki. Naciśnij Akceptuj i zabierz walizki. Od teraz, gdy połączysz się z pocztą, będziesz automatycznie wysyłać wiadomość świąteczną do każdego, kto napisze do Ciebie w tych dniach.
Dowiedz się więcej na temat korzystania z Asystenta podczas nieobecności na tej stronie firmy Microsoft.