Duże i średnie firmy mają system z programami rozliczeniowymi, które pomagają im utrzymać faktury oraz bieżące lub nadzwyczajne wydatki z całkowitą rygorystycznością. Jednak mali freelancerzy zwykle radzą sobie jak tylko mogą. Czasami śledzą swoje faktury w dokumentach Excel. A w najgorszym przypadku mogą nawet wystawiać faktury w prostym słowie . Na dłuższą metę kończy się to problemem.
Przede wszystkim dlatego, że każdy wolny strzelec - nieważne jak mały - musi w pełni kontrolować swoje finanse. Upewnij się, że wszystkie Twoje faktury są w porządku, że potrącenia są prawidłowo naliczone i że ostatecznie otrzymujesz i opłacasz płatności od dostawców na czas .
W Internecie jest niezliczona ilość propozycji, zarówno dotyczących oprogramowania, jak i usług online, do zarządzania rozliczeniami. Jednak większość z nich oferuje nam darmowy okres próbny, a następnie przechodzi do usługi płatnej , co nie zawsze jest łatwe do przyjęcia dla wielu freelancerów.
Niezależnie od sytuacji, jeśli zastanawiasz się nad uporządkowaniem faktur i dobrą kontrolą wydatków, dzisiaj chcemy polecić przetestowane przez nas narzędzie. I to działa dla nas cuda. Jest również bezpłatny i nie obejmuje okresu próbnego ani ograniczenia jego funkcji.
Selfconta, darmowy system do utrzymywania rachunków
Wypróbowaliśmy i przeszukaliśmy wiele narzędzi, ale to jedno z tych, które przekonały nas najbardziej. W rzeczywistości rozliczamy się już za pośrednictwem Selfconta. Tak nazywa się ten system.
Jest intuicyjny, łatwy w użyciu i zawiera monity i komunikaty przypominające wyglądem domowym. To nie jest przeciwko tobie, wręcz przeciwnie. I sprawia, że wystawianie faktur nie jest męką raz na zawsze . Zwłaszcza, jeśli najmniej lubisz to w swojej pracy. Bo w przypadku osób samozatrudnionych trzeba wszystko założyć!
Ale zacznij używać Selfconta już teraz. Wszystko, co musisz zrobić, to wejść na tę stronę i zarejestrować się. Kliknij Zarejestruj się za darmo! i wprowadź swój adres e-mail i hasło. Tworząc konto, uzyskasz dostęp do tego narzędzia rozliczeniowego. Konieczne będzie również podanie swoich danych jako freelancer lub firma , ponieważ muszą one znajdować się na wszystkich fakturach.
Kiedy jesteś w środku, zalecamy zapisanie adresu //mispapeles.es/login.php w ulubionych. Z tego miejsca będziesz mieć bezpośredni dostęp do swoich rozliczeń w dowolnym momencie.
Jak zacząć tworzyć faktury
Kiedy znajdziesz się w środku, zobaczysz, że nie masz żadnych dochodów ani wydatków. To normalne, jeszcze nie zostałeś wydany! Aby utworzyć pierwszą fakturę, kliknij Przychód (pierwsza opcja na górnym pasku). Po prostu kliknij przycisk Utwórz.
Otworzy się pusta strona i będziesz musiał wprowadzić pierwsze dane . To zawiera:
- Nazwa klienta
- Identyfikator klienta / CIF
- Data (jeśli nie zmienisz jej ręcznie, pojawi się dzisiejsza data)
- Numer faktury (jeden zostanie przypisany kolejno)
Dodaj dane klienta
Jeśli klient jest nowy, będziesz musiał podać wszystkie jego pełne dane. W takim przypadku okno zostanie automatycznie aktywowane, w którym możesz wpisać imię i nazwisko oraz kod pocztowy. Jeśli klient zostanie zidentyfikowany w Selfconta , najprawdopodobniej pozostałe dane zostaną dodane automatycznie. Może się to zdarzyć w przypadku dużych firm lub które zostały już wcześniej zidentyfikowane przez innych użytkowników Selfconta.
Jeśli system nie ułatwi Ci pracy, będziesz musiał dodać DNI / CIF i opcjonalne dane (kraj, województwo, miasto, adres, osoba kontaktowa, telefon i e-mail). Jeśli podasz adres e-mail, Selfconta będzie odpowiedzialna za przesłanie faktury bezpośrednio do klienta (o ile złożyłeś to zamówienie).
Dodaj koncepcje do faktury
Kontynuujmy teraz koncepcje, centralną część faktury. W tym miejscu należy określić usługi lub produkty, które zaoferowałeś swojemu klientowi i za które otrzymasz odpowiednią płatność. W pierwszym polu musisz zaznaczyć, czy dokonałeś sprzedaży towaru, czy wykonałeś usługę, czy jest to dochód z wynajmu. Chociaż powinieneś wiedzieć, że tutaj możesz wygenerować produkt lub usługę, którą preferujesz. Masz całkowitą swobodę dostosowania go do swoich potrzeb i potrzeb swojej firmy.
Następnie będziesz musiał wpisać opis produktu lub usługi , ilość, cenę jednostkową i czy zamierzasz zastosować jakąkolwiek zniżkę. Na końcu tego samego wiersza zobaczysz, że są dwa pola na podatki. Pierwsza dotyczy podatku VAT (wybór obowiązującej stawki 20, 10, 4 lub 0%), a druga potrącenia podatku dochodowego od osób fizycznych (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% i 24%).
Należy pamiętać, że należy je zastosować do każdego z pojęć, a nie na końcu, jak to zwykle ma miejsce w przypadku wielu faktur. Przyjrzyj się temu dobrze, ponieważ jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy, możesz o tym zapomnieć i wygenerować niewłaściwą fakturę.
System automatycznie obliczy procenty. Oprócz dodawania i odejmowania wszystkich niezbędnych ilości . Ostatecznie otrzymasz kompletną fakturę, bez błędów i ze wszystkimi zastosowanymi obliczeniami.
Dołącz informacje o systemie zbierania
U dołu faktury będziesz musiał wskazać metodę płatności . Tutaj masz różne opcje (czek, gotówka, kredyt, zwrot depozytu, weksel, PayPal, polecenie zapłaty, przelew bankowy, karta kredytowa i przelew bankowy). W zależności od wybranej opcji konieczne będzie wskazanie rachunku bankowego.
Gdy skończysz, kliknij Zapisz lub Zapisz i wyjdź, jeśli chcesz otrzymać kolejną fakturę lub zamknąć program rozliczeniowy. W tej samej sekcji masz możliwość wysłania faktury do klienta (e-mailem) lub wydrukowania jej na papierze lub w celu wygenerowania dokumentu PDF.
Jak tworzyć faktury cykliczne
Selfconta oferuje różne opcje, aby uczynić ten system rozliczeniowy bardziej osobistym i praktycznym. Jednym z najważniejszych jest ten o nazwie Rachunki cykliczne . Jeśli zawsze oferujesz klientowi tę samą usługę i płacisz za usługę miesięczną, możesz aktywować tę opcję.
Jest to funkcja, która umożliwia wysyłanie cyklicznej faktury do klienta co miesiąc. W ten sposób, jeśli na przykład fakturujesz 300 euro miesięcznie za określoną usługę , nie będzie konieczne ręczne generowanie faktury co miesiąc. Selfconta zajmie się tym ze wszystkimi wprowadzonymi przez Ciebie danymi.
Ponadto musisz dodać adres e-mail klienta, aby system mógł go automatycznie wysłać. I nawet nie musisz sobie z tym radzić. Aby aktywować tę opcję, wejdź do jednej z wygenerowanych faktur i przewiń w dół. Będąc tutaj, zaznacz opcję Ustaw cyklicznie . Nie musisz robić nic więcej.
Jeśli chcesz zobaczyć swoje rachunki cykliczne, po prostu przejdź do opcji Dochód> Rachunki cykliczne . W tym miejscu będziesz mógł wykonać wszystkie czynności, które uznasz za konieczne w przypadku tego typu faktury.
Dostosuj faktury
Jeśli chcesz, Selfconta zaoferuje Ci również możliwość personalizacji faktur. W ten sposób możesz dostosować je do swoich upodobań (estetyki) i wybrać kombinacje kolorystyczne, które najbardziej Ci się podobają. Aby to osiągnąć, kliknij przycisk Ustawienia (to koło zębate w prawym górnym rogu) i wybierz Projekt faktury .
Tutaj możesz uzyskać dostęp do różnych projektów , przesłać swoje logo, wybrać kombinację dwóch kolorów i dwóch rodzajów liter, jedną dla tytułów, a drugą dla tekstu. Na koniec będziesz mógł również zdecydować, czy chcesz dodać pola na opcjonalne dane (tytuł, podział płatności, adnotacje, procent rabatu, procent potrącenia i telefon). Kiedy skończysz, kliknij przycisk Zapisz.
Jak kontrolować wydatki, sporządzać budżety i dowody dostaw
Jeśli chcesz, możesz używać tego narzędzia tylko do kontrolowania swoich faktur . Zwłaszcza jeśli masz już pomoc managera. Jeśli jednak tak nie jest i chcesz zachować pełną kontrolę nad swoimi finansami jako freelancer, masz możliwość dodawania wydatków do systemu. Procedura jest dokładnie taka sama, jak w przypadku rejestrowania faktur.
Tylko w takim przypadku będziesz musiał kliknąć sekcję Wydatki. Naciśnij przycisk Utwórz , aby dodać nowy wydatek i wybierz dostawcę. Możesz go wprowadzić w ten sam sposób, w jaki wygenerowałeś klienta. I powtórz to tyle razy, ile potrzeba.
Z drugiej strony należy pamiętać, że w ramach zadań administracyjnych i zarządczych będzie również przygotowywanie budżetów i dokumentów dostaw . To opcja, którą znajdziesz w sekcji Więcej, w której możesz tworzyć wszystkie te dokumenty i utrzymywać je w porządku.
Ponadto możesz również pobierać raporty, aby kontrolować wydatki skarbowe . Możesz pobrać je w formacie Excel, aby później zarządzać nimi zgodnie ze swoimi potrzebami.
Zobacz swoje dochody i wydatki na wykresie
Rzeczy zawsze wyglądają lepiej, jeśli są na wykresie. To samo stanie się z Twoimi dochodami i wydatkami. Jak tylko uzyskasz dostęp do tego narzędzia, zobaczysz podsumowanie wszystkich swoich informacji finansowych (oczywiście pod warunkiem, że je wprowadziłeś). W ten sposób na pierwszy rzut oka możesz sprawdzić:
- Ile zapłaciłeś?
- Ile ci są winni?
- Ile zarobiłeś?
- Ile zapłacisz VAT?
To bardzo dobrze zrobi, aby uniknąć niespodzianek, jeśli chodzi o płacenie kwartalnych podatków. Będziesz mógł uzyskać bardzo przybliżony pomysł - żeby nie powiedzieć dokładny - o pieniądzach, które musisz zaoszczędzić lub którymi musisz zarządzać. U góry ekranu, tuż nad wykresami, możesz dokonać wyboru według miesięcy, kwartałów lub lat .
Jeśli chcesz, możesz również wskazać swoje cele, zarówno w sekcji dochodów, jak i wydatków. Wystarczy kliknąć przycisk Dostosuj . Zostanie wyświetlona strona z dochodami i wydatkami za cały rok. Po prostu wprowadź dane dla każdego miesiąca i naciśnij przycisk Zapisz. Za każdym razem, gdy otwierasz narzędzie, możesz sprawdzić, czy osiągnąłeś swoje cele.