Jeśli używasz poczty Gmail zarówno w sprawach służbowych, jak i osobistych, w Twojej skrzynce odbiorczej jest najprawdopodobniej bałagan. Kiedy używaliśmy Outlooka, byliśmy przyzwyczajeni do tworzenia folderów i innych folderów, aby nasze wiadomości były dobrze sklasyfikowane.
W rzeczywistości dało nam to poczucie, że w Gmailu trudniej jest zorganizować. Ale w rzeczywistości tak nie jest. Poczta e-mail Google ma do dyspozycji wiele narzędzi, które mogą pomóc nam (i wiele) w utrzymaniu porządku w naszej poczcie .
Dziś chcemy dać Ci kilka wskazówek. Aby Twoja skrzynka odbiorcza Gmaila przestała być Twoim najgorszym koszmarem . Chodźmy tam!
Dostosuj swoją skrzynkę odbiorczą
Od jakiegoś czasu Gmail oferuje nam możliwość klasyfikowania wiadomości za pomocą zakładek. Jest to bardzo ważna opcja, ponieważ (ostatecznie) pozostawia na boku wiadomości odpowiadające subskrypcjom, ofertom i innym splotom reklamowym . I robi dokładnie to samo z powiadomieniami z sieci społecznościowych i innych usług, które subskrybujesz.
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest włączenie tych kart. Jeśli już je masz, możesz dodać kolejne. Aby to zrobić, wystarczy nacisnąć przycisk Więcej, znajdujący się po prawej stronie zasobnika. Zobaczysz, że możesz wybrać następujące opcje : Główne, Społecznościowe, Promocje, Powiadomienia i Fora .
Ale nadal możesz jeszcze bardziej dostosować swoją skrzynkę odbiorczą. I pomóż, podkreślając najważniejsze wiadomości. W opcji Skrzynka odbiorcza kliknij małą strzałkę, aby wybrać żądany typ skrzynki odbiorczej .
Wybierz, aby najpierw zobaczyć najważniejsze lub nieprzeczytane, aby zorganizować się zgodnie ze swoimi potrzebami . W ten sposób żadna inna wiadomość e-mail nie zostanie utracona w zawieszeniu.
Używaj kolorowych etykiet i gwiazdek
Czy kiedykolwiek używałeś kolorowych gwiazdek i etykiet? Etykiety znajdziesz domyślnie i możesz je tworzyć z poziomu każdego e-maila. Możesz to również zrobić z lewej strony skrzynki odbiorczej. Kliknij Więcej i wybierz Utwórz nową etykietę. Będziesz musiał nadać mu nazwę i kliknąć Utwórz. Następnie możesz również wybrać kolor.
Etykiety pojawią się w lewej części strony. Dzięki temu zawsze możesz zobaczyć wszystkie e-maile sklasyfikowane w tym tagu .
Inną opcją są kolorowe gwiazdki. W skrzynce odbiorczej możesz kliknąć po lewej stronie wiadomości, aby się wyróżnić . Jeśli masz otwartą wiadomość, wystarczy kliknąć Więcej i Podświetl. Ale co, jeśli chcę inne gwiazdki i kolorowe znaki? Naciśnij tyle razy, ile chcesz, aby wywołać ten, którego potrzebujesz.
Jeśli nie aktywowałeś jeszcze kolorowych gwiazdek, będziesz musiał przejść do sekcji Ustawienia. Wystarczy kliknąć koło zębate (w prawym górnym rogu strony) i przejść do sekcji Gwiazdy . Przeciągnij gwiazdki, których chcesz użyć, do sekcji „W użyciu”. Zapisz zmiany u dołu strony.
Sortuj wiadomości automatycznie
Jeśli utworzyłeś już wszystkie niezbędne foldery i etykiety, ważne jest, aby utworzyć regułę, aby po wejściu do skrzynki odbiorczej te wiadomości były automatycznie klasyfikowane. Otwórz okno Ustawienia mail i kliknij na filtrach i zablokowanych adresów tab.
Kliknij Utwórz nowy filtr. Będziesz musiał wprowadzić parametry, które rozważasz. Na przykład wiadomości od określonego nadawcy (lub kilku), określone tematy, słowa kluczowe ... Następnie wybierz Utwórz filtr . Możesz wybrać różne opcje. Kiedy skończysz, kliknij niebieski przycisk Utwórz filtr.
Włącz podgląd
Funkcja podglądu to funkcja, która jest dostępna od dawna, ale prawda jest taka, że nadal znajduje się w laboratorium Gmaila. To, co oferuje, to możliwość przeczytania wiadomości bez konieczności jej otwierania . W ten sposób, jeśli masz setki wiadomości do otwarcia, ta funkcjonalność będzie świetna, aby lepiej się zorganizować.
Aby włączyć podgląd, przejdź do Ustawień i zakładki Laboratorium. Znajdź funkcję Podgląd i wybierz Włącz. Kiedy skończysz, nie zapomnij zapisać zmian.
Usuń niepotrzebne pliki
Jeśli jesteś jednym z tych, którzy codziennie otrzymują dużo e-maili, lepiej zacznij usuwać niepotrzebne treści. Nie trać z oczu, że Google oferuje tylko 15 GB i że możesz je wkrótce zapełnić. W takim przypadku najlepiej opróżnić kosz. Możesz także opróżnić spam, ponieważ najprawdopodobniej zgromadzą się tam setki wiadomości.
Ale jeśli martwią Cię cięższe wiadomości, zalecamy przeprowadzenie wyszukiwania w pasku, wskazując „większy” , a następnie dwukropek i rozmiar, który chcesz wyszukać. Na przykład możesz wskazać wiadomości do 50 megabajtów „50 m”. Jedyne, co musisz teraz zrobić, to usunąć wiadomości, których nie potrzebujesz.
Otrzymuj powiadomienia na pulpicie
Jeśli zwykle pracujesz na komputerze i nie chcesz mieć oka na zasobniku Gmaila , musisz włączyć powiadomienia na pulpicie. W ten sposób od razu zobaczysz otrzymane e-maile i będziesz mógł je otworzyć, jeśli uznasz je za ważne.
Aby włączyć tę opcję, przejdź do sekcji Ustawienia i przejdź do sekcji Powiadomienia na pulpicie . Wybierz Włącz nowe powiadomienia e-mail, Włącz ważne powiadomienia e-mail lub Wyłącz powiadomienia e-mail. Zapisz zmiany.
Przeprowadzaj inteligentniejsze wyszukiwania
Szybkie znajdowanie potrzebnych plików jest niezbędne do codziennej pracy. Nie możesz tracić czasu na przewijanie stron wiadomości e-mail . Masz różne opcje zawężenia wyszukiwania:
- od: oraz imię i nazwisko (jeśli chcesz), aby znaleźć wszystkie wiadomości, które ktoś Ci wysłał
- temat: aby znaleźć określony temat
- has: załącznik, aby znaleźć wiadomości z załącznikami. Jeśli chcesz, możesz połączyć tę opcję z from: i imieniem i nazwiskiem osoby, aby znaleźć czyjeś załączniki
- - (myślnik), aby wykluczyć określone terminy, jeśli chcesz pominąć określone wiadomości, które wymieniłeś z kimś lub na określony temat
- LUB: jeśli nie wiesz, jak szukać, na przykład z: ana LUB z: jesús
- „” (Cytaty): jeśli chcesz wyszukać bardzo konkretne słowa
- () (nawiasy) : jeśli chcesz połączyć dwa nierozłączne pojęcia
- in: oraz nazwę folderu, który chcesz znaleźć
Dzięki tym wskazówkom całkiem dobrze zorganizujesz swoją skrzynkę odbiorczą. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić je w życie i przyzwyczaić się do ich działania. Jeśli zastosujesz się do tych wskazówek, Twoja skrzynka odbiorcza Gmaila będzie przedmiotem zazdrości Twojej okolicy.