Kilka miesięcy temu rząd przyjął nowe prawo, które zobowiązuje firmy do śledzenia godzin pracy pracowników. Jeśli byłeś wyczulony na te najnowsze wydarzenia, wiesz, że organizacje mają czas do 12 maja (łącznie dwa miesiące), aby zastosować system kontroli godzin pracy w swoich firmach.
Nowy system kontroli czasu nie pojawił się z dnia na dzień. Nic nie jest dalsze od rzeczywistości. W marcu 2017 r. Orzeczeniem Sądu Najwyższego zwolniono firmy z rejestrowania zwykłych godzin pracy, a jedynie śledzenia nadgodzin.
Jednak pod koniec stycznia tego samego roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) poprawił Sąd Najwyższy, zmuszając firmy do wdrożenia systemu służącego do obliczania przepracowanych godzin . Dlatego też rząd Pedro Sáncheza zatwierdził dekret z mocą ustawy, który od tego tygodnia zobowiązuje firmy do prowadzenia rejestru dni i pracowników do podpisania.
Zalety ponownego podpisania z prawem kontroli czasu
Niektóre firmy niechętnie zaakceptowały przepisy. Nic dziwnego, że nowe prawo wymaga wdrożenia systemu ręcznego lub automatycznego, za pomocą którego rejestrowane są godziny. Organizacje będą ponadto zobowiązane do śledzenia dni swoich pracowników i będą musiały przechowywać te zapisy przez co najmniej cztery lata , aby były dostępne zarówno dla firmy, jak i pracowników lub jakiejkolwiek inspekcji praca, którą można wykonać.
Należy jednak mieć na uwadze, że prawo to ma sens i aspiracje, a zatem przynosi korzyści wszystkim stronom . Na przykład firmy będą miały możliwość dysponowania godzinami pracy wszystkich pracowników: będą wiedzieć, ile godzin przepracują, jeśli przekroczą czas określony w umowie, jeśli przyjadą wcześniej, spóźnią się lub wyjeżdżają wcześniej. Te informacje są cenne, jeśli chodzi o tworzenie zasad związanych z budowaniem marki pracodawcy, produktywnością i zatrzymywaniem talentów.
Jakie korzyści ma nowe prawo dotyczące kontroli czasu po stronie pracowników? Chociaż może się to wydawać niewiarygodne, ponad połowa hiszpańskich pracowników twierdzi, że pracuje ponad 40 godzin tygodniowo . Pracownicy zatrudnieni na pół etatu również twierdzą, że nie mają dnia zgodnego z tym, co faktycznie mówi ich umowa. A my tego nie mówimy. To dane z Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (EPA) za czwarty kwartał 2018 r., W którym co gorsza, 48% osób pracujących w godzinach nadliczbowych twierdzi, że nie otrzymują wynagrodzenia.
Darmowe szablony do kontroli czasu w firmach
Chociaż istnieją narzędzia specjalnie zaprojektowane do tego celu, możliwe jest, że jeśli Twoja firma jest mała, będziesz mieć więcej niż wystarczająco, aby śledzić godziny pracy swoich pracowników za pomocą dokumentu . Możesz to zrobić za pomocą prostego Excela, dzięki czemu choć będziesz musiał to zrobić ręcznie, możesz doskonale kontrolować godziny, zarówno zwykłe, jak i nadgodziny.
W tym przypadku tak, powinieneś szczególnie wziąć pod uwagę kilka kwestii :
- Że będziesz musiał ręcznie prowadzić rejestr (z całą pracą, która to wszystko pociąga)
- Należy przechowywać te informacje przez co najmniej cztery lata (na wypadek kontroli)
Znaleźliśmy kilka szablonów, które mogą okazać się przydatne i które można łatwo uruchomić w programie Microsoft Excel lub Dokumentach Google. Pierwszym proponowanym przez nas szablonem jest Factorial RH. Na tej stronie znajdziesz instrukcje tworzenia własnego Excela do kontroli czasu , który ma swoją treść. Chociaż jeśli arkusze kalkulacyjne nie są Twoją mocną stroną, najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest bezpośrednie pobranie gotowego szablonu, chociaż w tym przypadku jest to format PDF.
Ale tam, gdzie znaleźliśmy najlepsze szablony w programie Excel do kontroli czasu, znajduje się na stronie Free Excel. Tutaj masz różne opcje, wszystkie bardzo przydatne i funkcjonalne: pierwsza to dwustronicowy arkusz kalkulacyjny, z którego możesz śledzić dużą liczbę pracowników (jeśli tego potrzebujesz). Dokument nie jest chroniony hasłem. Drugi to szablon składający się z trzech arkuszy, w którym możemy wpisać datę, godzinę wejścia i wyjścia oraz odnośnik do wyszukiwania. Ten dokument jest chroniony hasłem.
W razie potrzeby zainteresowaliśmy się również tym innym szablonem, który jest taki sam jak pozostałe, ale zawiera przerwy , na wypadek gdyby w przypadku firm konieczne było ich dodanie. Na koniec chcemy również zaproponować pobranie nowego szablonu, aby śledzić czas, który obejmuje inne kolumny i komórki, przydatne do wprowadzania dodatkowych danych.
Jeśli te szablony, które udostępniliśmy, nie przekonują Cię, spójrzmy na GestuEmpresa , które również mogą być bardzo przydatne. Pierwsza dotyczy umów na pół etatu, z miesięcznymi podsumowaniami zapisów. Zawiera dwa arkusze, jeden z ciągłym harmonogramem pracy, a drugi na dni podzielone. Spójrzmy na drugi szablon, który w tym przypadku jest przydatny przy kontraktach na pełen etat. W samym dokumencie programu Excel rozróżnia się dwa arkusze w zależności od rodzaju harmonogramu, ciągłości i dopasowania.
Oprogramowanie płatnicze do kontroli czasu
Jeśli masz dużą firmę lub wolisz zapomnieć o ręcznym przeprowadzaniu kontroli czasu swoich pracowników, masz inną możliwość: wynająć oprogramowanie, które oferuje Ci tę usługę w sposób zautomatyzowany . Większość usług bezpośrednio oferuje usługę podpisywania i instaluje usługi identyfikacji biometrycznej za pośrednictwem kart lub innych technologii.
Woffu to bardzo ciekawe narzędzie, ponieważ oprócz oferowania zarządzania urlopami (coś bardzo przydatnego zarówno dla zespołów HR, jak i pracowników), pomaga nam śledzić kontrolę czasu pracowników , doskonale przestrzegając zatwierdzonych przez siebie przepisów rząd. W rzeczywistości wszystkie informacje będą przechowywane w chmurze, będą dostępne w czasie rzeczywistym i oczywiście będą przechowywane przez (co najmniej) cztery lata wymagane przez prawo.
I choć jest to bardzo kompletne narzędzie do zarządzania kwestią kontroli czasu , istnieją inne usługi, również płatne, które możesz pozbyć się uciążliwego zadania ręcznego śledzenia przepracowanych godzin pracowników. Masz takie rozwiązania jak Exact, Labor Control, Workmeter czy AmsySystem.