Edytor tekstu jest jednym z najczęściej używanych, zarówno dla komputerów PC, jak i Mac.Nie zawsze zaleca się pozostawienie dokumentu otwartego, aby każdy mógł go przeczytać i zmodyfikować tekst. Aby tego uniknąć, użytkownik może zabezpieczyć go hasłem . Jest to bardzo prosta i szybka procedura do wykonania, którą można wykonać w momencie tworzenia dokumentu lub później. Inną możliwością jest użycie hasła, aby uniemożliwić innym użytkownikom modyfikowanie formatu dokumentu ; w ten sposób możesz przejść przez kilka rozdań bez zmiany wyglądu.
Zanim zaczniemy, kilka ogólnych ostrzeżeń. Konieczne jest zapamiętanie hasła , ponieważ jeśli zostanie zapomniane, nie będzie można go odzyskać. System używa haseł składających się z ośmiu lub więcej znaków; w rzeczywistości zaleca się pracę z frazami składającymi się z czternastu lub więcej znaków. Dobrym pomysłem jest również łączenie liczb, symboli oraz wielkich i małych liter w tym samym haśle. Oto jak zabezpieczyć hasłem dokument w programie Microsoft Word 2007 .
Aby ustawić hasło dla dokumentu w programie Word 2007 , pierwszą rzeczą jest jego otwarcie. Po drugie, musisz kliknąć okrągły przycisk Microsoft Office , który znajduje się w lewym górnym rogu, i kliknąć Zapisz jako . W wyskakującym okienku wybierz Narzędzia, a następnie Opcje ogólne . Istnieją dwie opcje: Otwórz hasło (aby otworzyć dokument) i Wpisz hasło(aby zapisać zmiany w dokumencie). Otwarte hasło jest najbezpieczniejsze, ponieważ wykorzystuje zaawansowane szyfrowanie. Z drugiej strony hasło zapisu zostało zaprojektowane tak, abyś mógł współpracować z recenzentami w przygotowaniu dokumentu; tylko ci, którzy mają pozwolenie, będą mogli zapisać modyfikacje. Użytkownik może przypisać oba hasła do tego samego dokumentu; ideałem jest to, że są różne. Możesz zaznaczyć pole wyboru Zalecane tylko do odczytu , aby uniemożliwić recenzentom przypadkową modyfikację pliku. Następnie musisz kliknąć OK . Następnie będziesz musiał ponownie wpisać hasła, aby je potwierdzić i kliknąć OK . Następnie kliknij Zapisz. Na koniec system pyta, czy użytkownik chce zamienić istniejący dokument i należy kliknąć Tak .
Z drugiej strony można ograniczyć zmiany formatu . Aby to zrobić, musisz wybrać kartę Recenzja iw grupie Chroń dokument (po prawej stronie u góry) wybierz opcję Ogranicz formatowanie i edycję . W sekcji Ograniczenia formatu w okienku zadań wybierz opcję Chroń dokument i zaznacz pole Ogranicz formatowanie do wybranych stylów. Następnie kliknij Ustawienia, aby określić style, które inni użytkownicy mogą zmieniać lub stosować. W ramach stylów należy upewnić się, że pole wyboruOgranicz format do wyboru stylu . Następnie musisz aktywować pola wyboru obok każdego ze stylów, na które chcesz zezwolić w dokumencie. W ramach formatu musisz także aktywować istniejące pola wyboru obok żądanych typów formatów. Następnie kliknij OK .
Może się zdarzyć, że pojawi się komunikat ostrzegający, że dokument może zawierać nieobsługiwane typy formatowania lub style. W takim przypadku istnieją dwie możliwości. Pierwszym jest kliknięcie Tak, aby usunąć nieobsługiwane style i formaty. Drugim jest kliknięcie Nie, aby je zachować; Oznacza to, że inni użytkownicy nie będą mogli z nich korzystać podczas edycji dokumentu.
Następnym krokiem jest wejście w sekcję Rozpocznij stosowanie i kliknięcie opcji Tak, zastosuj ochronę . Aby przypisać hasło uniemożliwiające usunięcie ochrony, należy wpisać je w polu Wprowadź nowe hasło, a następnie potwierdzić.