10 przydatnych sztuczek do opanowania programu Excel

10 przydatnych sztuczek do opanowania programu Excel

Poruszanie się po Excelu jak ryba w wodzie jest niezbędne, jeśli chcesz robić postępy w pracy. Chociaż prawdą jest, że dzisiaj mamy wiele alternatyw tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, Microsoft nadal jest jednym z najpotężniejszych narzędzi do tworzenia plików danych .

Dziś proponujemy dziesięć prostych, ale praktycznych sztuczek Excela, które pomogą Ci opanować to przydatne narzędzie . Albo przynajmniej zacząć. Pomogą Ci zarządzać plikami i danymi w bardziej zwinny sposób i bez konieczności komplikowania się.

Oto  10 przydatnych wskazówek dotyczących opanowania programu Excel . Do większości przechwytywania używaliśmy najnowszej wersji programu Excel 2016, chociaż większość wskazówek działa również z poprzednimi wersjami programu.

Przenieś dane w programie Excel

1. Przenieś dane

Zacznijmy od czegoś fundamentalnego. Przenieś dane z jednej komórki do drugiej . Jedna z czynności, które wykonujemy najczęściej podczas pracy z dokumentem Excela. W rzeczywistości jest to bardzo podstawowy gest, ale należy go znać.

Tak więc, jeśli chcemy przesunąć kolumnę ze wszystkimi zawartymi w niej danymi , wystarczy ją zaznaczyć i przesunąć myszką do krawędzi, aż pojawi się krzyż ze strzałkami. Następnie wystarczy przeciągnąć kolumnę, aby umieścić ją we właściwym miejscu. Jeśli będziemy chcieli również skopiować te dane, wystarczy nacisnąć klawisz Control. A potem przeciągnij.

Po wybraniu kolumny Excela wystarczy przesunąć kursor na jedną z krawędzi, aż pojawią się krzyżyki, a następnie przeciągnąć kolumnę

Zaznacz wszystko w programie Excel

2. Zaznacz wszystko

Kiedy musisz wybrać całą tabelę danych w Excelu, praca może być bardzo uciążliwa. Zwłaszcza jeśli dokument jest duży. Możliwość zaznaczania wszystkiego jest bardzo praktyczna, na przykład podczas eksportowania danych do innej tabeli. Jedyne, co musisz zrobić, jeśli używasz wersji wcześniejszej niż Excel 2016, to nacisnąć kombinację klawiszy Control + A. Następnie możesz wykonać wszystkie rozważane czynności (kopiowanie, wycinanie ...). W przypadku korzystania z Excela 2016, skrótem, który działał dla nas, jest  Control + Shift + spacja.

Powinieneś także wiedzieć, że istnieje jeszcze szybszy sposób na wybranie wszystkiego, co działa w tych wersjach. I to jest naciśnięcie strzałki znajdującej się w rogu tabeli programu Excel (nad liczbą 1 i obok litery A). Wystarczy jedno kliknięcie. W żadnym wypadku nie jest to jedna z najmądrzejszych sztuczek Excela, ale pozwoli Ci zaoszczędzić czas.

Pasek narzędzi szybkiego dostępu programu Excel

3. Dodaj szybki dostęp do narzędzia

Jeśli regularnie pracujesz z Excelem, wiesz, jak ważne jest posiadanie wszystkich narzędzi pod ręką . W przeciwnym razie marnujesz dużo czasu i spędzasz więcej czasu na szukaniu przycisków i skrótów niż na wykonywaniu własnej pracy. Więc co robimy?

Cóż, bardzo łatwe. Twórz przyciski skrótów do narzędzi, których używamy najczęściej. W zasadzie z natywną wersją programu Microsoft Excel będziesz miał trzy przyciski szybkiego dostępu , które znajdziesz w górnej części menu. Są to Zapisz, Cofnij pisanie i Ponów pisanie.

Aby zmienić lub dodać nowe skróty, wystarczy przejść do sekcji Plik> Opcje> Pasek szybkiego dostępu . Dodaj przyciski, które uważasz za odpowiednie i usuń te, które nie są dla Ciebie przydatne. Kiedy skończysz, wybierz OK.

Pasek narzędzi programu Excel

Inną opcją dostępu do tej funkcji jest kliknięcie przycisku ze strzałką znajdującą się po prawej stronie przycisków szybkich poleceń. Następnie otworzy się menu kontekstowe z najczęstszymi dostępami, jakie możemy umieścić. W przypadku kliknięcia „Więcej poleceń…” otworzymy okno opcji, o którym rozmawialiśmy przed chwilą.

Opcje programu Excel

4. Ogranicz dane, które można wprowadzać do arkusza kalkulacyjnego

Wyobraź sobie, że pracujesz z danymi i poruszają się one tylko w serii wartości. Na przykład w przypadku tabel cen, których maksymalna wartość nigdy nie przekroczy 10 000. W podobnych przypadkach korzystne może być nałożenie szeregu ograniczeń na wprowadzanie danych, tak aby ostrzeżenie pojawiało się za każdym razem, gdy przekraczamy ten zakres.

Aby to zrobić, musisz przejść do opcji Dane u góry, a następnie Walidacja danych. W zakładce Konfiguracja można ustalić różne limity, zarówno poprzez wartości liczbowe , jak i długość tekstu , który pozwoli nam wejść do komórki. Jeśli udostępniamy pracę innym osobom (lub chcemy ustawić przypomnienie), możemy dołączyć wiadomość wejściową i dostosować sam komunikat o błędzie.

5. Ukryj wiersze

Kolejną przydatną sztuczką Excela, która może dać nam dużo zabawy, jest ukrywanie wierszy, których nie chcemy, aby były widoczne. Chodzi o to, abyś mógł ukryć niektóre kolumny z wynikami, które nie są interesujące lub które mogą / powinny pozostać prywatne . Jest to szczególnie przydatne podczas udostępniania dokumentu roboczego, ale w przypadku którego nie jest ważne, aby widzieć „zaplecze”.

Aby ukryć wiersze, najlepiej jest zaznaczyć odpowiednie komórki, a następnie kliknąć kombinację Control i 9. Zobaczysz, że natychmiast znikają. Jeśli chcesz je odzyskać, masz to dość łatwe. Wystarczy połączyć następujące klawisze: Control + Shift + 8 . Natychmiast pojawią się ponownie.

wyszukiwanie rozmyte excel

Widok wyszukiwania rozmytego w programie Excel 2010

6. Wykonaj zgrubne wyszukiwanie

Jak sama nazwa wskazuje, rozmyte wyszukiwania są mechanizmem wyszukiwania elementów lub wartości, których nie jesteśmy do końca jasne lub których nie pamiętamy dokładnie. Zazwyczaj do wykonywania wyszukiwania w programie Microsoft Excel tylko trzeba nacisnąć Control + B . Menu jest natychmiast aktywowane, abyśmy mogli wprowadzić parametry.

Jeśli nie jesteś pewien, czego dokładnie szukasz, możesz użyć znaków zapytania i gwiazdki . Pierwsza służy do reprezentowania znaku, a gwiazdka może oznaczać jeden lub więcej.

Wstaw wiele wierszy lub kolumn w programie Excel

7. Dodaj wiele wierszy lub kolumn jednocześnie w programie Excel

Wstawienie nowego wiersza lub kolumny może być pozornie łatwe. Ale co się dzieje, gdy musimy dodać więcej niż jeden wiersz lub kolumnę i nie chcemy tracić czasu? Nie martw się, nie musisz powtarzać tej operacji kilka razy. W takim przypadku wszystko, co musisz zrobić, to wybrać żądaną liczbę wierszy lub kolumn (w tym przypadku dwa lub więcej).

Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy podświetlone wiersze lub kolumny. Następnie musisz wybrać opcję Wstaw w menu rozwijanym . Natychmiast zostaną dodane wiersze lub kolumny, po lewej stronie tego, który został pierwotnie wybrany.

komentarz programu Excel

Widok komentarzy w programie Excel 2010

8. Wstaw komentarz w komórce

Wstawianie komentarzy do komórki może być bardzo przydatne, jeśli pracujemy nad wspólnym dokumentem lub zamierzamy go komuś wysłać. Lub nawet jeśli, tworząc sam dokument , chcemy dołączyć wskazówki do późniejszych zmian.

Utwórz komentarz w programie Excel

Aby wstawić komentarz, wystarczy ustawić się na interesującej nas komórce i wcisnąć klawisz Shift i F2 . Zobaczysz, że jest aktywowane małe okienko, w którym możesz zawrzeć cały potrzebny tekst. Rozmiar tego pola można zmienić, przeciągając myszą na jeden z punktów granicznych.

Po zakończeniu komentowania zniknie on z widoku domyślnego i zostanie oznaczony małą ikoną w samej komórce . Za każdym razem, gdy najedziesz na niego kursorem, pojawi się ponownie. Nawiasem mówiąc, aby edytować lub usunąć komentarz, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję.

9. Przeglądaj szybko

Poruszanie się po dokumencie programu Excel zawierającym dużo danych może okazać się bardzo żmudne. Najlepszą rzeczą do zrobienia w takich przypadkach jest użycie skrótu szybkiej nawigacji. Naciśnij klawisz Control w tym samym czasie, w którym naciskasz dowolny inny klawisz strzałki na klawiaturze . Zobaczysz, że ruch jest szybki i zwinny. Interesującą rzeczą w tym sposobie przenoszenia jest to, że robi to tylko między komórkami, które zawierają dane, więc szybko przeskoczysz te, które są puste.

Wprowadź liczbę zero Excel

10. Uwzględnij wartości zaczynające się od 0

Kończymy prostą sztuczką Excela, ale bardzo przydatną w niektórych przypadkach. Zwykle, gdy dodajemy wartość zaczynającą się od zera, program Excel ją usuwa. Wszystko, co musisz zrobić w takich przypadkach, to umieścić cytat przed pierwszym zerem . Tak proste. Po wpisaniu liczby zostanie wyświetlona bez cudzysłowu i z zerem.

To tylko niektóre sztuczki Excela, które możemy odkryć podczas korzystania z programu. Ukrywa o wiele więcej i przy coraz większym stopniu złożoności.