Jest to prawdopodobnie najbardziej zaawansowany klient poczty e-mail obok Gmaila. W przeciwieństwie do tego ostatniego, Outlook.com (nieistniejący Hotmail) ma aplikację dla macOS i Windows, która zapewnia dodatkową produktywność, ponieważ nie zależy od przeglądarek. Internetowa wersja Outlooka zawiera również szereg zaawansowanych narzędzi i tym razem zebraliśmy kilka z najciekawszych.
Wyświetl adres IP wiadomości e-mail w programach Outlook i Hotmail
Jest to szczególnie przydatne, jeśli chcemy poznać prawdziwe pochodzenie wiadomości e-mail. W Outlooku ten proces jest naprawdę prosty.
W wiadomości e-mail, którą chcemy przeanalizować, klikniemy trzy punkty na pasku opcji, a następnie opcję Zobacz pochodzenie wiadomości.
Po kliknięciu tego drugiego, Outlook wyświetli okno podobne do tego, które widzimy tuż nad tym akapitem. W ramach tego menu koncepcyjnego będziemy musieli wyszukać następujące pole tekstowe za pomocą kombinacji klawiszy Command + F, jeśli korzystamy z systemu MacOS i Linux oraz Control + F, jeśli jesteśmy w systemie Windows:
- adres IP nadawcy
Wraz z tym polem możemy zobaczyć adres IP oryginalnego e-maila. Wystarczy uzyskać dostęp do witryny internetowej lokalizacji, aby zlokalizować adres IP na mapie.
Twórz automatyczne odpowiedzi w Outlook.com
Twórz kategorie, aby klasyfikować wiadomości e-mail w Outlooku
Obecnie Outlook ma dwie opcje klasyfikowania wiadomości e-mail w zasobniku klienta: foldery i kategorie. Zaletą tego ostatniego jest to, że możemy identyfikować różne e-maile za pomocą kolorów .
Najprostszym sposobem skategoryzowania wiadomości e-mail jest kliknięcie jej prawym przyciskiem myszy i kliknięcie opcji Kategoryzuj . Domyślnie program Outlook włączy kilka kategorii na podstawie kolorów (kategoria niebieska, kategoria fioletowa…). Jeśli chcemy tworzyć niestandardowe kategorie z unikalnymi nazwami i kolorami, będziemy musieli kliknąć opcję Zarządzaj kategoriami lub Nowa kategoria .
Konwertuj wiadomość e-mail na format PDF za pomocą Outlook.com
Czy wiesz, że możesz wyeksportować wiadomość e-mail do pliku PDF z własnych opcji Hotmail? Wystarczy 
.
W zależności od systemu operacyjnego opcje pozwolą nam wybrać format eksportu. Kluczem jest wybranie PDF zamiast Print Sheet, aby zapisać wiadomość e-mail w formacie PDF, jak widać na powyższym obrazku. Możemy również wydrukować pocztę na dowolnej drukarce, którą wcześniej podłączyliśmy.
Utwórz reguły, aby zautomatyzować działania w Outlooku
Jako dobry klient poczty e-mail, Hotmail i Outlook mają całą kolekcję narzędzi, które pozwalają nam zautomatyzować działania. W obu aplikacjach możemy znaleźć te narzędzia o nazwie Rules. Wystarczy kliknąć koło zębate na górnym pasku aplikacji, a następnie wybrać Zobacz wszystkie ustawienia Outlooka .
W ramach zaawansowanej konfiguracji Outlooka klikniemy Poczta i na końcu Reguły . Teraz będziemy musieli tylko uzupełnić dane, aby utworzyć nową regułę. W Warunek wskażemy regułę, którą należy spełnić, aby później wskazać akcję w odpowiedniej sekcji. Na przykład „Gdy treść wiadomości zawiera ofertę słów , wiadomość e-mail zostanie wysłana do Kosza” lub „Jeśli odbiorca to [email protected], wiadomość e-mail zostanie wysłana do folderu Ważne”.
Synchronizuj wiadomości Gmail z Outlookiem
Jeśli chcemy ujednolicić skrzynkę odbiorczą Gmaila ze skrzynką Outlooka, aplikacja Microsoft umożliwia to działanie poprzez opcje zaawansowane. Jednak zanim przejdziemy dalej, będziemy musieli przejść do Gmail.com i skonfigurować odpowiednie opcje. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy wszystkie kroki.
Po prawidłowym skonfigurowaniu Gmaila będziemy musieli tylko przejść do opcji Synchronizuj wiadomości e-mail w sekcji Poczta w ustawieniach Outlooka i dodać nasz adres Gmail, aby zsynchronizować wiadomości e-mail z Outlookiem. Aby znaleźć wiadomości e-mail, Google Outlook utworzy folder o tej samej nazwie, co nasz adres e-mail.
Utwórz podpis dla wiadomości w Hotmail i Outlook
Podpis to kolejny element, który możemy skonfigurować w Hotmailu, aby dodatkowo spersonalizować nasze e-maile. „Z poważaniem, María Belén”, „Możesz skontaktować się z obsługą klienta pod numerem telefonu 612 34 56 78”, „Godziny urzędowania od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00” ...
Aby skonfigurować ten parametr, będziemy musieli wrócić do Zaawansowanej konfiguracji Outlooka. W sekcji Mail, a dokładniej w opcji Napisz i odpowiedz , stworzymy spersonalizowany podpis według wskazanego powyżej wzoru.
Pod polem tekstowym możemy wskazać, czy chcemy umieszczać podpis we wszystkich e-mailach (odpowiedzi na e-mail, wątki wiadomości ...) czy tylko w tych, które piszemy z Outlook.com. Jeśli chcemy, możemy również dodać obrazy i formatowanie do listu .
Usuń wszystkie subskrypcje spamu i Outlooka za jednym zamachem
Nie jest to odosobniony przypadek. Niezależnie od tego, czy jest to niedbałość, czy zwykłe niechlujstwo, skrzynka odbiorcza naszego klienta poczty e-mail zwykle wypełnia się reklamami i promocjami z niezliczonych list subskrypcyjnych, usług i firm zewnętrznych. Aby usunąć wszystkie te subskrypcje za jednym pociągnięciem, możemy odwołać się do zaawansowanej konfiguracji Outlooka .
W sekcji Poczta w opcji Subskrypcje możemy zobaczyć pełną listę zawierającą wszystkie subskrypcje list i usług. Będziemy musieli tylko kliknąć Anuluj subskrypcję, aby przestać otrzymywać wiadomości e-mail ze spamem.
Filtruj wiadomości e-mail według rozmiaru, aby usunąć je później w Outlooku
Jeśli chcemy zwolnić miejsce w skrzynce odbiorczej naszego klienta Outlooka, dobrym sposobem na kontynuację jest skorzystanie z natywnych poleceń Microsoft . Po prostu wprowadź dowolny ciąg tekstowy, który zobaczymy poniżej, aby przefiltrować wiadomości e-mail według zajmowanego rozmiaru.
Możemy postępować na dwa sposoby: albo wskazując ilość MB, albo używając domyślnego rozmiaru Outlooka.
Według wstępnie ustawionego rozmiaru
- Rozmiar wiadomości: bardzo mały - wiadomości e-mail mniejsze niż 10 KB.
- Rozmiar wiadomości: mały - e-maile o rozmiarze od 10 do 25 KB.
- Rozmiar wiadomości: średni - e-maile o rozmiarze od 25 do 100 KB.
- Rozmiar wiadomości: duży - e-maile o rozmiarze od 100 do 500 KB.
- Rozmiar wiadomości: bardzo duży - e-maile o rozmiarze od 500 KB do 1 MB.
- Rozmiar wiadomości - Ogromny - E-maile większe niż 5 MB.
Według dokładnego rozmiaru
- rozmiar wiadomości:
- rozmiar wiadomości:> N : wiadomości e-mail, których rozmiar jest większy niż kwota określona w N. Na przykład rozmiar wiadomości:> 123 MB
Sformatuj tekst w Outlooku
Bardzo częsty problem z programem Outlook i innymi klientami poczty e-mail wiąże się z dziedziczeniem formatowania podczas pisania wersji roboczej. Jeśli napisaliśmy wiadomość w innym edytorze (Word, Pages, Dokumenty Google…), normalne jest, że „przykleja się” do oryginalnego formatu.
Aby napisać zwykły tekst, wystarczy kliknąć trzy punkty opcji na pasku tekstowym wiadomości e-mail i wybrać opcję Usuń formatowanie z zaznaczonym tekstem . Format automatycznie zniknie.
Najlepsze skróty klawiaturowe dla Outlooka i Hotmaila
Zarówno w wersji internetowej, jak iw wersji Outlooka na komputery stacjonarne, klient poczty Microsoftu obsługuje dużą liczbę kombinacji i skrótów klawiaturowych, za pomocą których można zautomatyzować określone działania . Przyjrzyjmy się niektórym z najciekawszych.
Skróty poczty e-mail programu Outlook
- Utwórz wiadomość e-mail : Control + N (Command + N)
- Wyślij e-mail : Control + Enter (Command + Enter)
- Odpowiedz na e-mail : Control + R (Command + R)
- Odpowiedz wszystkim nadawcom w e-mailu : Shift + R.
- Prześlij dalej e-mail : Shift + F
- Zapisz wersję roboczą wiadomości e-mail : Control + S.
- Odrzuć wersję roboczą wiadomości e-mail : ucieczka
- Zaznacz wszystkie wiadomości w e-mailu : Control + A (Command + A)
- Usuń wszystkie wiadomości w e-mailu : Escape
- Wstaw link lub hiperłącze : Control + K (Command + K)
Skróty skrzynki odbiorczej programu Outlook
- Otwórz wiadomość e-mail : O lub Enter
- Zamknij wiadomość e-mail : Escape
- Otwórz następujący e-mail : Control +. (Command +.)
- Otwórz poprzednią wiadomość e-mail : Control +, (Command +,)
- Cofnij ostatnią akcję : Control + Z (Command + Z)
- Kosz e-maili : Usuń lub Usuń
- Trwale usuń wiadomość e-mail : Shift + Delete
- Utwórz folder : Shift + E
- Oznacz wiadomość e-mail jako przeczytaną : Control + Q (Command + Q)
- Oznacz e-mail jako spam : J
- Oznacz wiadomość e-mail jako nieprzeczytaną : Control + U (Command + U)
- Archiwizuj e-mail : E
Skróty nawigacyjne w programie Outlook
- Wyszukaj słowa w wiadomości e-mail : Alt + Q
- Pokaż pomoc : Shift + /
- Idź do Mail : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
- Idź do kalendarza : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
- Idź do Kontaktów : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
- Idź do Zadania : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
- Przejdź do Inbox : G, a następnie I
- Idź do Drafts : G, a następnie D
- Idź do Wysłane : G, a następnie S
