Outlook to jedno z najpopularniejszych narzędzi pocztowych . Używamy tego programu od wielu lat do zarządzania naszą pocztą e-mail. Nic dziwnego, że jest to skuteczny system, wyposażony w niezliczone narzędzia, które bardzo pomagają nam się zorganizować.
Oprócz tego, że działa jako zasobnik na naszą pocztę e-mail, Outlook działa również jako plan dnia i pozwala nam konfigurować alerty dla każdego wydarzenia lub zadania . Dzisiaj postanowiliśmy odpowiedzieć na 20 praktycznych pytań dotyczących programu Outlook. Mamy nadzieję, że okażą się przydatne.
1. Czy mogę używać skrótów klawiaturowych?
Oczywiście. Jest to jedna z najbardziej praktycznych funkcji, jakie mają wszystkie programy pakietu Microsoft Office. Jeśli nauczysz się tych skrótów klawiaturowych, będziesz mógł szybciej zarządzać pocztą . Najczęściej używane są następujące:
- Alt + S : wyślij e-mail
- Ctrl + R : Odpowiedz na e-mail
- Ctrl + M : wysyłaj i odbieraj e-maile
- Alt + W : przejdź do następnego e-maila lub przejdź do widoku kalendarza tygodniowego
- Alt + R : Odpowiedz wszystkim lub przejdź do widoku tygodniowego kalendarza pracy
- Ctrl + G : Otwórz pole „Idź do daty”, aby przejść do wybranego dnia w kalendarzu
2. Czy można usunąć wiadomości, które mnie nie interesują w sposób bardziej automatyczny?
Tak. To dobry sposób na szybsze zarządzanie wiadomościami. Wszystko, co musisz zrobić, to stworzyć regułę. Na przykład, jeśli chcesz usunąć wiadomości od określonego nadawcy, wystarczy wykonać następujące czynności: kliknąć wiadomość prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać opcję Utwórz regułę. Zaznacz opcję Usuń i określ nadawcę . Kiedy skończysz, nie zapomnij kliknąć Utwórz regułę lub OK.
3. Czy można utworzyć jeden lub więcej podpisów dla wiadomości e-mail?
Oczywiście. Jest to jedna z najbardziej klasycznych funkcji Outlooka. Jeśli chcesz utworzyć podpis lub inne podpisy dla swoich wiadomości e-mail, musisz wykonać następujące czynności: napisać nową wiadomość e-mail, otworzyć nową wiadomość. Kliknij przycisk Podpis , aby go skonfigurować: możesz dodać tyle, ile chcesz.
Jeśli chcesz dodać go do wiadomości e-mail, wystarczy go kliknąć, aby został wstawiony automatycznie . Powtórz ten sam proces dla wszystkich podpisów, które musisz dołączyć.
4. Jak mogę zaoszczędzić czas na pisaniu wiadomości?
Jest funkcja, która pozwala nam wstawiać pewne szybkie elementy do tekstu. Mogą to być frazy lub fragmenty, które często piszesz. Aby automatycznie dodać je do wiadomości e-mail, zaznacz tekst i kliknij Szybkie pozycje> Wstaw . Wpisz imię. Możesz je wstawiać w dowolnym momencie i nie musisz ich przepisywać.
5. Jak wstawić obrazek do maila?
Jeśli chcesz wstawić obraz do wiadomości e-mail, aby był wyświetlany z dodanym tekstem, jest to również łatwe. Zamiast dodawać załącznik, kliknij menu Wstaw> Obraz lub Clipart. Obraz zostanie wklejony bezpośrednio do treści wiadomości i możesz go edytować i zmieniać jego rozmiar, jak chcesz.
6. Jak efektywniej wyszukiwać?
Często możesz szukać tego samego. Na przykład e-maile, które wysyła Marta. Aby te wyszukiwania były bardziej wydajne, możesz skonfigurować folder wyszukiwania. Utwórz nowy folder wyszukiwania , wybierając między różnymi domyślnymi opcjami (określone osoby, ważne e-maile ...) i konfigurując wyszukiwanie niestandardowe.
Aby szybciej znajdować wiadomości, możesz także użyć filtrów. W ramach opcji Filtruj wiadomości e-mail możesz wybrać kartę Strona główna i wybrać, jakiego typu wiadomości e-mail chcesz widzieć: nieprzeczytane, wybierz kategorie, z załącznikami lub te otrzymane w tym tygodniu.
7. Czy mogę lepiej zorganizować swoją pocztę?
Istnieje sekcja, w której możesz tworzyć reguły. Oznacza to, że jeśli chcesz, możesz wykonywać różne automatyczne akcje na swojej wiadomości e-mail. A to znacznie ułatwi ci życie. Wystarczy kliknąć przycisk menu Reguły i alerty .
Wybierz opcję Nowa reguła, aby skonfigurować rozważaną opcję . Zobaczysz, że możesz oznaczyć wiadomości określonej osoby do śledzenia, przenieść wiadomości do określonych folderów lub odtwarzać określone dźwięki podczas odbierania wiadomości e-mail od kogoś. Opcje są bardzo szerokie iw pełni konfigurowalne.
8. A jeśli chcę wysłać wiadomość bez pokazywania adresata?
To bardzo prosty gest, ale wiele osób o tym zapomina. I zdarza się to bardzo często. Jeśli chcesz wysyłać wiadomości bez pokazywania adresatów, wszystko, co musisz zrobić w Outlooku, to dodać wszystkich odbiorców w polu UDW zamiast DW. W ten sposób nikt nie zobaczy, kto jeszcze otrzymał wiadomość.
9. Czy można zaplanować wysłanie wiadomości e-mail o określonej godzinie?
Planowanie wiadomości e-mail jest dość łatwe. W wiadomości kliknij przycisk Opóźnienie dostarczenia. Tutaj możesz wybrać, o której godzinie chcesz wysłać wiadomość i wiele innych opcji. W ten sposób możesz dostarczyć swoją wiadomość o dowolnej porze.
10. Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź?
Czas na wakacje, więc musisz ustawić klasyczne wiadomości z automatyczną odpowiedzią. Są bardzo przydatne, aby ostrzec nasze kontakty, że nie będziemy dostępni w określone dni. Aby to skonfigurować, wybierz polecenie Plik> Odpowiedzi automatyczne> Wysyłaj odpowiedzi automatyczne.
Możesz ustawić określony interwał automatycznego wysyłania tych wiadomości. Chociaż możesz również ręcznie wyłączyć odpowiedzi. W przestrzeni W mojej organizacji wpisz odpowiedź, która Cię interesuje i naciśnij OK.
11. Czy mam możliwość dodawania notatek lub przypomnień?
Oczywiście wskazaliśmy już, że Outlook jest bardzo przydatnym narzędziem do zarządzania pocztą elektroniczną, ale także do pełnienia funkcji asystenta. Można dodawać notatki klikając następujące skrótu Ctrl + Shift + N . Zobaczysz, że od razu pojawi się rodzaj notatki podobnej do post-it, którą możesz zawiesić w dowolnym miejscu.
Na początku ma żółtawy odcień, jak prawdziwy post- it , ale możesz zmodyfikować ton za pomocą żądanego koloru. Następnie możesz zarządzać tymi notatkami tak, jak Ci odpowiada.
12. Czy mogę stworzyć listę dystrybucyjną?
Tak, jest to bardzo praktyczna opcja, aby uniknąć konieczności dodawania tych samych nadawców co zawsze do wiadomości e-mail lub listy dystrybucyjnej. W przestrzeni nazw wybierz nazwę swojej grupy kontaktów.
Następnie będziesz musiał wybrać różnych członków. Możesz to zrobić z poziomu książki kontaktów. Następnie Zapisz i zamknij. Twoja lista dystrybucyjna została już utworzona i możesz wysyłać typowe wiadomości, które chcesz .
13. Jak zaoszczędzić miejsce?
Bezwładność dnia codziennego powoduje, że wiadomości wielokrotnie się kumulują. W sekcji Plik będziesz mieć różne opcje, które możesz zobaczyć, klikając przycisk Narzędzia czyszczące. Tutaj znajdziesz Oczyszczanie skrzynki pocztowej, folder Opróżnij elementy usunięte i Archiwum . Używaj ich regularnie, aby wszystko było w porządku.
14. Czy mogę używać Gmaila w programie Outlook?
Odpowiedź brzmi tak. Przyda się, jeśli wolisz organizować się w programie Outlook. Otwórz Gmaila i kliknij sekcję Ustawienia. Następnie na karcie Przekazywanie i poczta POP / IMAP wybierz opcję Włącz IMAP. Zapisz zmiany.
Następnie będziesz musiał uzyskać dostęp do swojego adresu e-mail i wprowadzić informacje odpowiadające kontu. Poniżej masz potrzebne informacje. Uzyskaj dostęp do ustawień konta w pliku , aby je wprowadzić i zacząć korzystać z poczty Gmail w programie Outlook.
15. Jak zrobić kopię zapasową moich e-maili?
Kopie zapasowe są niezbędne, jeśli chcemy zachować najważniejsze wiadomości e-mail. Zwłaszcza jeśli używamy ich do pracy. Wybierz Plik> Otwórz> Importuj. Wybierz opcję Eksportuj plik. Wybierz plik danych programu Outlook (pst) i kliknij przycisk Dalej.
Wybierz konto / folder, którego kopię zapasową chcesz utworzyć, wybierz lokalizację przechowywania pliku i kliknij OK. Możesz również zabezpieczyć go hasłem.
16. Jak tworzyć szablony?
Otwórz nową wiadomość i napisz żądany szablon. Powinien to być tekst, który wysyłasz często iw tym sensie nie będziesz musiał go powtarzać. Gdy skończysz, wybierz polecenie Plik> Zapisz jako> Zapisz jako typ> Szablon programu Outlook . Wprowadź nazwę szablonu i zapisz.
Aby użyć szablonu, w programie Outlook przejdź do Strona główna> Nowy> Nowe elementy> Więcej elementów i wybierz formularz . Stuknij opcję Szukaj w> Szablony użytkownika w systemie plików. Zobaczysz, że otwiera się folder szablonów i musisz uratować najbardziej odpowiedni. Wybierz Otwórz, dodaj odbiorcę i wyślij.
17. Jak sprawić, by agenda była bardziej widoczna?
Kalendarz programu Outlook jest bardzo przydatny, ale aby uzyskać do niego dostęp, musisz przeprowadzić wyszukiwanie. Ciekawą opcją jest pobranie tego dodatku, który pozwoli Ci zainstalować agendę jako tapetę Twojego komputera . W ten sposób zobaczysz wszystkie terminy i zadania. Nazywa się Outlook on Desktop i należy go pobrać jako dodatek.
18. Czy mogę grupować wiadomości?
W Gmailu jesteśmy przyzwyczajeni do oglądania wiadomości pogrupowanych według rozmów. Cóż, na szczęście w Outlooku możesz zrobić to samo. Aby pogrupować wiadomości, przejdź do zakładki widoku i wybierz opcję Pokaż jako rozmowy. Wewnątrz możesz „Porządkować według” i wybrać różne sposoby konfigurowania swoich e-maili.
19. Czy mogę skonfigurować różne widoki?
Oczywiście. Outlook pozwoli ci skonfigurować widoki skrzynki odbiorczej poczty e-mail według własnych upodobań. Możesz więc zdecydować, czy chcesz zobaczyć podgląd wiadomości, nie otwierać ich lub wybrać prawy, lewy lub poziomy widok pionowy. Dostępnych jest wiele opcji, więc aby przetestować konfigurację, która najlepiej pasuje do Twojego rytmu pracy, najlepiej jest uzyskać dostęp do sekcji Widok.
20. A jeśli chcę otrzymywać powiadomienia tylko o najważniejszych wiadomościach?
Jeśli jesteście dwojgiem, którzy otrzymują dziesiątki wiadomości dziennie, być może warto byłoby skonfigurować opcję otrzymywania tylko najważniejszych wiadomości. Przejdź do Plik> Poczta i przejdź do sekcji Przybycie wiadomości. Zalecamy skonfigurowanie tej sekcji, aby otrzymywać tylko powiadomienia o tym, co Cię interesuje. W tym samym czasie będziesz mieć możliwość skonfigurowania sposobu wyświetlania alertów na pulpicie.