Jeśli wyjeżdżasz na wakacje, musisz zostawić wszystko związane i dobrze związane. Jeśli zazwyczaj komunikujesz się ze swoimi klientami, współpracownikami i współpracownikami za pośrednictwem poczty elektronicznej, konieczne będzie aktywowanie tak zwanych automatycznych wiadomości zwrotnych , aby powiadomić ich, że cieszysz się okresem odpoczynku i że do czasu powrotu nie będziesz w stanie odpowiedzieć im, aby zarządzać ich prośbą. . Zaledwie kilka dni temu powiedzieliśmy Ci, jak aktywować automatyczną odpowiedź w Gmailu . Jeśli jednak używasz Outlooka , będziesz musiał wykonać inną procedurę. Konfiguracja zajmie tylko kilka minut. Przekonasz się , że jest to bardzo łatwe, jeśli zastosujesz się do następujących wskazówek:
1) Jeśli używasz Outlooka 2010 , będziesz musiał tylko otworzyć program i kliknąć menu Plik> Informacje> Automatyczne odpowiedzi .
2) Kliknij przycisk Automatyczne odpowiedzi i wybierz opcję Wyślij automatyczne odpowiedzi . Menu ustawień zostanie szybko aktywowane. Rodzaj asystenta, w którym możesz napisać wiadomość, którą chcesz wysłać do swoich kontaktów.
3) Po pierwsze, tak, będziesz musiał wybrać, jak długo chcesz wysłać odpowiedź spoza biura do osób, które się z Tobą skontaktują. Możesz wybrać zakres dat , na przykład od dnia rozpoczęcia wakacji do dnia powrotu. Jeśli nie wskażesz daty zakończenia , będziesz musiał ręcznie dezaktywować wysyłanie wiadomości, cofając się i modyfikując ustawienia.
4) Teraz możesz napisać wiadomość. U dołu menu znajduje się białe okienko, w którym możesz dodać tekst, jeśli chcesz, edytując czcionkę, rozmiar i kolory oraz wprowadzając link, jeśli chcesz przekierować swoich nadawców na konkretną stronę internetową.
W tym miejscu musimy Ci powiedzieć, że możesz skonfigurować dwa typy wiadomości . Jeden dla tych, którzy są w Twojej organizacji (jeśli chcesz wskazać, że jesteś nieobecny, chociaż najprawdopodobniej już wiedzą), a drugi dla tych, którzy są na zewnątrz, którzy nie muszą wiedzieć, że jesteś na wakacjach, aby Chyba że powiadomiłeś ich osobiście.
5) Wreszcie masz również możliwość tworzenia reguł, aby system automatycznego reagowania był jak najbardziej efektywny i nie stał się maszyną do bombardowania wiadomości do wszystkich. Niektóre konfigurowalne opcje umożliwiają przekazanie przychodzącej wiadomości innemu współpracownikowi, który może odpowiedzieć lub załatwić sprawę za Ciebie, przekazać wiadomość na inne konto Gmail lub Hotmail , abyśmy mogli ją przejrzeć za pośrednictwem naszych prywatnych kont, usunąć wiadomości od niektórych nadawców lub organizujemy wiadomości w foldery, aby wracając do pracy nie znaleźć się w absolutnie chaotycznej skrzynce odbiorczej.
Aby dodać którąkolwiek z tych reguł (istnieją dziesiątki opcji klasyfikowania i zarządzania wiadomościami podczas naszej nieobecności), wystarczy kliknąć przycisk Dodaj regułę lub Edytuj regułę, aby ją zmodyfikować.
Zdjęcie: Rick Scully i TripShake